Si está utilizando OHIO (solo manejarlo una vez) para clasificar su correo electrónico, probablemente quiera convertir algunos de sus correos electrónicos en tareas. Aquí le mostramos cómo hacerlo de manera rápida y eficiente para que pueda seguir manejando sus otros correos electrónicos.
Hazlo rápido y fácil
Tu bandeja de entrada no es una lista de tareas; Es una bandeja de entrada. Es tentador dejar correos electrónicos en su bandeja de entrada porque es más fácil, pero las tareas que debe realizar están enterradas en el diluvio entrante de correo electrónico.
Aquí está la razón por la cual las personas tienen problemas. El proceso manual para convertir un correo electrónico en una tarea suele ser algo así:
- Abra su administrador de lista de tareas preferido.
- Cree una nueva tarea.
- Copie y pegue las partes relevantes del correo electrónico en la nueva tarea.
- Establezca los detalles, como la prioridad, la fecha de vencimiento, el código de color y cualquier otra cosa que utilice. < li> Guarde la nueva tarea.
- Archive o elimine el correo electrónico.
Esos son seis pasos, solo para agregar algo a una lista de tareas pendientes. No es de extrañar que termines con correos electrónicos abarrotando tu bandeja de entrada. ¿Qué pasaría si pudiera reducir esos seis pasos a cuatro? ¿O tres?
¡Bueno, puedes! Y le mostraremos cómo.
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Algunos clientes de correo electrónico son mejores para la creación de tareas que otros
Hay muchos clientes disponibles para administrar su correo electrónico y, como es de esperar, algunos son mejores que otros para crear tareas.
Para clientes web, Gmail hace el trabajo muy bien. La aplicación Tareas está integrada y es fácil convertir un correo en una tarea. Incluso hay un método abreviado de teclado para crear una tarea directamente desde un correo, sin necesidad de pasar el mouse. Si no desea un cliente de escritorio, Gmail es probablemente su mejor opción.
Para los clientes de escritorio de Windows, Outlook gana sin dudas. Thunderbird tiene algunas funciones integradas de administración de tareas, y no son malas, pero Outlook es mucho más ágil y te permite conectarte a innumerables aplicaciones de terceros. Si no puede usar Outlook por alguna razón, Thunderbird es una buena alternativa. Sin embargo, si ya usa un administrador de listas de tareas de terceros, Thunderbird no cortará la mostaza.
En una Mac, la imagen es un poco menos positiva. Apple Mail gestiona mal las tareas en comparación con Gmail y Outlook. Si desea administrar tareas en un cliente de escritorio, su mejor opción es probablemente Thunderbird para Mac. O puede enviar un correo electrónico a su administrador de listas de tareas de terceros y administrarlas allí.
Cuando se trata de aplicaciones móviles, tanto Gmail como Outlook funcionan de la misma manera. Tampoco las herramientas de creación de tareas de las versiones web o de cliente, pero ambas transfieren automáticamente los complementos a aplicaciones de terceros. Por lo tanto, si administra sus tareas en Trello e instala el complemento en el cliente de Gmail o Outlook, también estará disponible automáticamente cuando abra la aplicación móvil correspondiente. Además, cuando instala un complemento en Outlook, se instala automáticamente en el cliente de escritorio y en las aplicaciones móviles y web.
Lo mismo que en una Mac, las personas que tienen un iPhone y desean usar Apple Mail no va a obtener mucho de la aplicación móvil. Puede usar clientes de Gmail o Outlook, pero no son muy útiles si desea sincronizar sus tareas desde su teléfono a su Mac.
Debido a que Gmail y Outlook son la crema de este cultivo en particular, nosotros ' Me enfocaré en eso. Si tiene un cliente favorito que maneja muy bien la creación de tareas, infórmenos en los comentarios y lo revisaremos.
Creación de tareas desde Gmail
Google proporciona una aplicación llamada Tareas, que está integrada en Gmail. Es un administrador de listas de tareas simple con opciones bastante mínimas, aunque hay una aplicación móvil que le ofrece algunas opciones de personalización más. Si necesita algo simple que funcione estrechamente con su bandeja de entrada de Gmail, Tareas es una opción sólida. Convertir un correo electrónico en una tarea es muy simple: con el correo electrónico abierto, haga clic en el botón "Más" en la barra de tareas y seleccione "Agregar a tareas".
Si Eres una persona de acceso directo, Shift + T hace lo mismo. La aplicación Tareas se abre en la barra lateral que muestra su nueva tarea.
Si necesita editar la tarea para agregar una fecha de vencimiento, detalles adicionales o subtareas, haga clic en el icono Editar .
No es necesario guardar los cambios, ya que se realiza automáticamente. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Archivar en su Bandeja de entrada (o use el método abreviado de teclado "e") para mover el correo electrónico a su Archivo.
Esos son tres simples pasos. :
- Haga clic en la opción "Agregar a Tareas" (o use el atajo Shift + T).
- Establezca la fecha de vencimiento, detalles adicionales o subtareas.
- Archive (o elimine) el correo electrónico.
Como beneficio adicional, puede configurar Chrome para que muestre sus tareas cuando abra una nueva pestaña. Existe una aplicación de iOS y Android para tareas. Crear una tarea en la aplicación móvil es tan fácil como en la aplicación web. Haga clic en los tres puntos en la parte superior del correo y seleccione "Agregar a tareas".
Esto crea inmediatamente una nueva tarea.
Si Google Tasks no tiene todo lo que necesita, o si ya se siente cómodo con otro administrador de tareas, probablemente haya un complemento de Gmail para ello. Actualmente, hay complementos para aplicaciones populares de tareas, como Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist y Trello, y otras (aunque no Microsoft To-Do o Apple Reminders).
Anteriormente hemos cubierto la instalación de complementos de Gmail en general, y el complemento de Trello específicamente. Los diferentes complementos le ofrecen diferentes opciones, pero todos los complementos de la lista de tareas generalmente le permiten agregar una tarea directamente desde un correo electrónico seleccionado. Los complementos de la lista de tareas también están disponibles como aplicaciones web y móviles que se sincronizan automáticamente entre sí. Y al igual que las Tareas, puede acceder a sus complementos cuando está en la aplicación móvil de Gmail.
Creación de tareas desde Outlook
Outlook tiene una aplicación integrada llamada Tareas, que también está disponible como una aplicación web en Office 365. Las cosas se ponen un poco más complicadas porque en 2015 Microsoft compró Wunderlist, el popular administrador de tareas pendientes. Pasó los últimos cuatro años convirtiéndola en una nueva aplicación de Office 365 solo para web llamada (quizás un poco sin imaginación) Microsoft To-Do. Eventualmente reemplazará la funcionalidad de Tareas incorporada en Outlook.
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Sin embargo, en este momento, Tareas sigue siendo la tarea pendiente de Outlook administrador, y no hay una fecha definida o una versión de Outlook cuando esto cambiará. Solo mencionamos esto porque si usa O365, encontrará que cualquier tarea que agregue a las Tareas de Outlook también aparecerá en Microsoft To-Do. To-Do aún no muestra todos los datos que puede agregar a una Tarea, pero, en algún momento, lo hará.
Por ahora, Microsoft Tasks es el administrador de tareas de Outlook incorporado, por lo que " Me centraré en eso.
Uso del cliente de escritorio de Outlook
Aquí es donde Microsoft sobresale tradicionalmente, y tampoco te decepcionan aquí. Existen múltiples métodos para crear una tarea desde un correo electrónico para todos los gustos. Puede:
- Arrastre y suelte un correo electrónico en el panel Tareas pendientes.
- Mueva o copie el correo electrónico en la carpeta Tareas desde el menú contextual del botón derecho.
- Use un paso rápido para crear una tarea.
Nos vamos a centrar en usar un paso rápido porque esto ofrece el máximo rendimiento de nuestro dinero, y usted puede asigne un método abreviado de teclado a un paso rápido para una buena medida.
Si nunca antes ha usado las tareas de Outlook, consulte nuestra guía del panel Tareas pendientes para que pueda ver sus tareas junto a su correo.
Una vez que haya abierto el panel Tareas pendientes, crearemos un Paso rápido que marca el correo electrónico como leído, crea una tarea y mueve el correo electrónico a su archivo. También vamos a agregar un atajo de teclado, para que nunca tenga que usar su mouse para crear una tarea desde un correo electrónico.
Los pasos rápidos le permiten definir múltiples acciones para un solo clic de botón (o teclado atajo). Son fáciles de crear e incluso más simples de usar, pero si no los ha revisado antes, tenemos una guía definitiva sobre ellos. Una vez que haya leído esa guía, cree un nuevo Paso rápido y luego agregue las siguientes acciones:
- Cree una tarea con el texto del mensaje.
- Marcar como leer.
- Mover a la carpeta (y seleccione su carpeta Archivo como la carpeta a la que desea moverse).
Elija un atajo de teclado para y asígnele un nombre (como "Crear tarea y archivo"), y luego haga clic en "Guardar". Ahora está visible en Inicio > Sección de pasos rápidos.
Ahora, cada vez que desee convertir un correo electrónico en una tarea, simplemente haga clic en el Paso rápido (o use el método abreviado de teclado), y se crea una nueva tarea. Toma el título de la línea de asunto del correo electrónico, y el cuerpo del correo electrónico se convierte en el contenido.
Edite los detalles que desee (hay muchas más opciones de personalización en Tareas de Outlook que en Gmail Tareas) y haga clic en "Guardar y amp; Cerrar ".
A diferencia de Gmail, debe guardar la nueva tarea pero, a diferencia de Gmail, Quick Step archiva el correo electrónico por usted.
Así que también son tres pasos simples para Outlook:
- Haga clic en el Paso rápido (o use el acceso directo que asignó).
- Establezca las opciones o detalles que mejor le parezcan .
- Haga clic en "Guardar & Cerrar ".
Uso de la aplicación web de Outlook
En este punto, es posible que espere que le mostremos cómo crear una tarea usando la aplicación web de Outlook (Outlook .com). No lo haremos porque no hay una forma nativa de convertir un correo electrónico en una tarea en la aplicación web de Outlook. Puede marcar un correo, lo que significa que aparecerá en la lista de Tareas, pero eso es todo.
Esta es una supervisión sorprendente de Microsoft. No podemos evitar sentir que, en algún momento, habrá un cambio a Microsoft To-Do que incluirá un Outlook ajustado > Integración de tareas pendientes.
Sin embargo, las cosas son un poco mejores cuando se trata de la integración de aplicaciones de terceros. Actualmente, hay complementos para aplicaciones populares de tareas, como Asana, Jira, Evernote y Trello, así como otras (aunque no Tareas de Gmail o Recordatorios de Apple). Los diferentes complementos le brindan diferentes opciones, pero, al igual que con Gmail, todos los complementos de la lista de tareas generalmente le permiten agregar una tarea directamente desde un correo electrónico seleccionado, y hacer que las aplicaciones web y móviles se sincronicen automáticamente.
Uso de la aplicación móvil de Outlook
Al igual que la aplicación web de Outlook, no hay una forma nativa de convertir un correo en una tarea desde la aplicación móvil de Outlook, aunque hay una aplicación Microsoft To-Do disponible tanto para iOS como para Android. Realiza un seguimiento de los correos electrónicos que ha marcado en cualquiera de las aplicaciones de Outlook, pero eso no es lo mismo que la integración de tareas. Si desea convertir los correos electrónicos de Outlook en Tareas de Outlook, realmente necesita usar el cliente de Outlook.
Si está utilizando un administrador de listas de tareas de terceros, puede acceder a sus complementos cuando estás en la aplicación móvil de Outlook.
Creación de tareas desde Apple Mail
Si estás usando Apple Mail, tus únicas opciones reales son reenvíe su correo a una aplicación de terceros (como Any.do o Todoist) y administre sus tareas allí, o arrastre y suelte correos electrónicos en Recordatorios. Entonces, para Apple, el proceso manual es:
- Abra su administrador de listas de tareas preferidas.
- Reenvíe el correo electrónico a una aplicación de terceros o colóquelo en Recordatorios .
- Establezca los detalles, como la prioridad, la fecha de vencimiento, el código de color y cualquier otra cosa que use.
- Guarde la nueva tarea.
- Archivar o eliminar el correo electrónico.
No hay mucho que pueda hacer para mejorar ese proceso porque Apple no ha acoplado el Correo y los Recordatorios muy estrechamente. La compañía tampoco permite mucha integración con aplicaciones de terceros. Hasta que esto cambie (y dudamos que ocurra pronto), su mejor opción es reenviar su correo a un administrador de listas de tareas de terceros.
Si prefiere manejar sus correos electrónicos solo una vez, la creación de tareas debe ser lo más rápida y fácil posible. De lo contrario, su bandeja de entrada seguirá siendo una lista de tareas pendientes.
Con sus administradores de listas de tareas pendientes y complementos de terceros, Gmail y Outlook le brindan las herramientas que necesita para crear tareas desde correos electrónicos de forma rápida, fácil y eficiente.
Fuente: How to Geek
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